會議室預定系統(tǒng)可以搜集l會議室使用情況，當會議室使用不均勻，存在浪費資源或者過度占用，以及設備不到位情況時，通過該系統(tǒng)都可以進行合理優(yōu)化，發(fā)送信息通知相關人員，大可能地提高工作效率。

會議室預約系統(tǒng)的作用有： 1、從Outlook或通過Web App預定服務，也可以和釘釘、微信等平臺對接。 2、 生成有關會議室和資源使用情況的報告，可以導出為EXCEL文檔，或者和報表系統(tǒng)對接。 3、 無需手動更新，系統(tǒng)會實時更新當前日程信息 4、可以和會議室的中控系統(tǒng)集成，實現(xiàn)會議開始和會議結(jié)束自動打開設備電源和關閉電源等操作。 5、結(jié)合體感技術的應用，人離開會議室后，自動結(jié)束會議，更高效的釋放會議資源。

會議室預約管理系統(tǒng)是指利用計算機網(wǎng)絡技術代替?zhèn)鹘y(tǒng)的人工查詢、預約、記錄紀要等，提高會議效率，會議質(zhì)量等，通過互聯(lián)網(wǎng)后臺即可隨時在線了解每個會議室的當前資源狀態(tài)和預約情況，并在線可視化預約會議室，添加與會人員，自動發(fā)送會議資料，同時可把預約情況實時更新到會議室門口顯示屏幕，并支持會服，合并會議室